Keine nachträgliche Festlegung von Bewertungsmethoden im Vergabeverfahren
Bei der Vergabe von Planungsleistungen ist die Bewertung des Honorars besonders anspruchsvoll. Denn anders als bei klassischen Liefer- oder Bauaufträgen steht das Honorar oft noch nicht abschließend fest – etwa, weil die anrechenbaren Kosten im Zeitpunkt der Ausschreibung nur geschätzt werden können. Umso wichtiger ist eine transparente und nachvollziehbare Bewertungsmethodik. Dass es daran in der Praxis mitunter fehlt, zeigt eine Entscheidung der Vergabekammer Südbayern vom 18.07.2024 (Az:. 3194.Z3-3_01-24-27).
Der Fall
Ein Auftraggeber führte ein Verhandlungsverfahren zur Vergabe von Objektplanungsleistungen durch. Die Zuschlagskriterien umfassten neben qualitativen Aspekten auch preisbezogene Unterkriterien wie Grundhonorar, Nachlässe und Stundensätze. Wie diese in Bewertungspunkte umgerechnet werden sollten, war den Vergabeunterlagen jedoch nicht zu entnehmen. Diese legte der Auftraggeber erst bei Angebotswertung fest. So erhielt ein Bieter mit verhältnismäßig hohen Stundensätzen die volle Punktzahl in einem Unterkriterium, während andere Bieter mit niedrigeren Sätzen Punktabzüge hinnehmen mussten. Die Bewertung ließ weder ein stringentes System noch eine konsistente Anwendung erkennen. Der Bieter, der das günstigste Gesamtangebot abgegeben hatte, sah sich dadurch benachteiligt und stellte einen Nachprüfungsantrag.
Die Entscheidung
Mit Erfolg! Die Vergabekammer Südbayern beanstandete die fehlende Bewertungsmethodik und stellte fest, dass eine nachträgliche Definition der Bewertungslogik gegen die Transparenz- und Gleichbehandlungsgrundsätze (§§ 97, 127 GWB) verstößt. Die Kammer betonte in ihrer Entscheidung, dass eine mathematisch nachvollziehbare Bewertungsmethode für Preisangebote bereits vor Kenntnis der Angebote festgelegt und dokumentiert sein muss. Ein nachträgliches Entwickeln oder Anpassen der Bewertungslogik in Kenntnis der konkreten Angebotspreise ist unzulässig, da dies Manipulationsmöglichkeiten eröffne und den Wettbewerb verzerren könne. Zudem sei es erforderlich, dass sämtliche Bieter bereits in der Angebotsphase erkennen können, welche preislichen Parameter wie gewertet werden.
Fazit
Die Entscheidung der VK Südbayern verdeutlicht die besondere Bedeutung einer frühzeitigen, eindeutigen und dokumentierten Festlegung von Zuschlagskriterien inklusive etwaiger Bewertungsmethoden. Auftraggeber sind deswegen gehalten, ihre Zuschlagskriterien – auch hinsichtlich der Unterkriterien und deren Gewichtung – klar und nachvollziehbar zu formulieren. Fehlt eine klare Bewertungsmethodik oder wird sie erst nachträglich festgelegt, sollten Bieter nicht zögern, dies frühzeitig zu rügen. Nur auf diese Weise kann ein fairer und rechtssicherer Wettbewerb gewährleistet werden.