Einmal mehr: die Preisprüfung ist ernst zu nehmen
Vor Zuschlagserteilung sind die Preise oder Kosten eines Angebots, die im Verhältnis zu der zu erbringenden Leistung ungewöhnlich niedrig erscheinen, aufzuklären.
Diese Preisprüfung mag auf der letzten Stufe der Angebotsprüfung und kurz vor der geplanten Zuschlagserteilung mühsam erscheinen. Sie ist jedoch gesetzlich zwingend vorgeschrieben und dient nicht zuletzt dem Schutz des öffentlichen Auftraggebers vor unseriösen Bietern. Zugleich bietet eine nicht ordnungsgemäße Preisprüfung das Einfallstor für Rügen und Nachprüfungsverfahren, zumal einem Bieter nach Angebotsabgabe in der Praxis kaum noch Rügemöglichkeiten verbleiben. Bestätigt wird das einmal mehr durch einen Beschluss der VK Bund von Ende letzten Jahres (Beschl. vom 15.11.2021, Az.: VK 1-112/21).
Aufgreifschwelle bei 20 % Preisabstand
Das Gesetz macht keine klaren Vorgaben, wann eine Preisaufklärung stattfinden muss. Fest steht nur, dass der Auftraggeber keinen Ermessensspielraum für den Einstieg in die weitere Prüfung hat, wenn der Preis „ungewöhnlich niedrig“ ist. In der Rechtsprechung hat sich die Formel etabliert, dass bei einem Preisabstand zwischen dem bestplatzierten und dem zweitplatzierten Angebot von mehr als 20 % eine weitere Aufklärung stattfinden muss. Diese Aufgreifschwelle bestätigt die VK Bund noch einmal in dem eingangs genannten Beschluss.
Doch Achtung: Auch bei nur einem Angebot, d.h. wenn kein Vergleich zum zweitplatzierten Bieter möglich ist, besteht die Pflicht zur Prüfung, ob Anhaltspunkte für einen ungewöhnlich niedrigen Preis vorliegen. Dies kann beispielsweise anhand eigens beschaffter Informationen/Recherchen über den Marktpreis, anhand der Auftragswertschätzung oder anhand von Vergleichen mit früheren Ausschreibungsergebnissen erfolgen. Zudem besteht (außerhalb des eigentlichen Vergaberechts) grundsätzlich die Möglichkeit einer Preisprüfung durch die für die Preisüberwachung zuständige Behörde (geregelt in der Verordnung PR Nr 30/53 über die Preise bei öffentlichen Aufträgen).
Prüfungsumfang
Der Prüfungsumfang muss darauf gerichtet sein, dass Zweifel an der Auskömmlichkeit der angebotenen Preise beseitigt werden. Die Ablehnung des Zuschlags ist grundsätzlich geboten, wenn der Auftraggeber verbleibende Ungewissheiten an der Auskömmlichkeit des Angebots des betreffenden Bieters nicht zufriedenstellend aufklären kann. In praktischer Hinsicht darf die Prüfung naturgemäß jedoch nicht grenzenlos sein. Die Pflicht zur Aufklärung endet, wenn sie unzumutbar ist. Denn klar ist auch, dass die öffentlichen Interessen an der baldigen Auftragsdurchführung regelmäßig als hoch einzuschätzen sind und die Verhältnismäßigkeit für den Umfang der vom Bieter beizubringenden Erklärungen und Unterlagen gewahrt werden muss. Mit der bloßen Vorlage der Urkalkulation und der rechnerischen Prüfung dürfte es indes nicht getan sein, vielmehr müssen die Preisangaben und die dazugehörigen Erläuterungen zumindest auch plausibel und realitätsnah erscheinen. Wenn das Ergebnis lautet, dass der Angebotspreis nicht auskömmlich ist, so muss dies noch nicht zwingend den Angebotsausschluss bedeuten. In dem Fall hat der Auftraggeber in einer Prognoseentscheidung festzustellen, ob der Bieter trotz des Unterkostenangebots in der Lage ist, den Auftrag zu erfüllen. Diese Prognose muss wiederum auf gesicherten tatsächlichen Erkenntnissen basieren.
Dokumentation ist von besonderer Bedeutung
Auch hier zeigt sich: Die Dokumentation der Preisprüfung ist herausragend wichtig. Sie ist innerhalb des Vergabevermerks anzulegen. In einem möglichen Nachprüfungsverfahren muss für die Vergabekammer aus der Dokumentation deutlich werden, dass der Auftraggeber die Preisprüfung ernsthaft durchgeführt hat. Insbesondere muss der wesentliche Inhalt der vom Bieter vorgelegten Erklärungen/Unterlagen aufgeführt und die anschließende Wertung einschließlich Begründung hinreichend verschriftlicht sein. Anderenfalls droht die Anordnung der Neubewertung der Angebote mit den damit verbundenen Zeitverzögerungen.
[GGSC] berät umfassend zum Vergaberecht und unterstützt öffentliche Auftraggeber bei der Durchführung eines rechtskonformen Vergabeverfahrens einschließlich der notwendigen Dokumentation.